Sistem Informasi e-TKD
Pemerintah Provinsi DKI Jakarta
 
BANTUAN - PERTANYAAN YANG KERAP DIAJUKAN (FAQ)
 
1. Apakah alamat dari website e-tkd yang baru apakah sama dengan website e-absensi yang lama?
Website sistem e-tkd menggunakan menggunakan alamat tersendiri yakni di www.bkd.jakarta.go.id, alamat ini berbeda dengan website e-absensi yang lama di http://e-absensi.jakarta.go.id, namun kedua alamat diatas dapat anda akses melalui link di website resmi Badan Kepegawaian daerah di www.bkddki.net
2. Saya cari di google tidak ketemu alamat www.bkd.jakarta.go.id, malah ketemu alamat yang lain, kenapa?
Alamat e-tkd memang tidak disebarkan secara umum, kami sarankan anda untuk langsung mengetikkan alamat tersebut di kotak address pada browser anda. Tidak perlu menggunakan google atau web pencarian yang lain.
3. Saya sudah mengetikkan alamat yang benar www.bkd.jakarta.go.id namun halaman yang muncul malah halaman peringatan keamanan, apa maksudnya, apa saya perlu khawatir web ini akan mengancam keamanan komputer saya?
Website e-tkd dilengkapi dengan sertifikat keamanan khusus untuk menjamin keamanan login dan komunikasi data dari penguna ke server etkd dan sebaliknya. Untuk anda yang pertama kali mengakses alamat e-tkd maka browser anda tidak mengenali sertifikat keamanan khusus tersebut sehingga muncul halaman peringatan. Anda tidak perlu khawatir terhadap keamanan dari website ini meski muncul halaman peringatan keamanan, website ini sepenuhnya aman bagi komputer maupun jaringan anda.
4. Apa tindakan saya kalau muncul peringatan keamanan saat pertama kali saya mengakses www.bkd.jakarta.go.id?
Jika anda mengunakan browser Internet Explorer maka pada halaman peringatan keamanan tersebut akan muncul 3 pilihan, silahkan untuk mengklik pilihan no 2 yakni Continue to this website (not recomended) maka secara otomatis halaman e-tkd akan terbuka.
Jika anda menggunakan browser Mozilla Firefox maka silahkan juga akan muncul 3 pilihan, silahkan klik pilihan ketiga yakni I Understand This Risk kemudian pilih tombol Add acception baru kemudian pilih tombol GetCertificate dan terakhir Confirm Security Acception
5. Sekarang saya sudah bisa mengakses website e-tkd namun saya tidak mengetahui apa langkah yang harus lakukan pertama dan selanjutnya, apakah ada buku petunjuk (manual) yang bisa saya baca?
Untuk memandu anda dalam melakukan input data e-tkd kami telah menyediakan buku petunjuk operator yang dapat anda download di www.bkddki.net, atau bisa anda download di menu “dukungan teknis” di www.bkd.jakarta.go.id, silahkan membacanya dengan teliti untuk petunjuk langkah – langkah yang harus anda lakukan.
6. Dalam dukungan teknis saya temukan bahwa panitia hanya menyediakan layanan melalui email saja, kenapa tidak dibuka line telp atau chat juga?
Untuk sementara kami memang hanya membuka layanan dukungan teknis melalui email dengan tujuan agar SKPD/UKPD terpacu untuk mempelajari e-mail dan menggunakannya untuk berkomunikasi dengan kami. Namun kedepan kami memang berencanaan untuk menyediakan line telp khusus, juga sms dan chating untuk melayani pertanyaan teknis perihal sistem.
7. Dalam buku manual disebutkan bahwa saya terlebih dahulu harus melakukan registrasi, namun setelah saya melakukan registrasi sesuai petunjuk selalu muncul peringatan Proses Error, Data yang anda masukan Tidak Valid, saya tidak mengerti salah dimana?
Peringatan data tidak valid saat registrasi adalah karena anda masih salah dalam memasukkan data login lama anda di e-absensi. Untuk memastikan data login lama anda benar atau salah silahkan mencoba masuk ke alamat eabsensi yang lama di http://e-absensi.jakarta.go.id. Pastikan anda bisa masuk ke dalam web tersebut. Jika anda gagal masuk maka silahkan cek data login e absensi anda yang lama atau anda bisa menayakan ke Bagian Infodok Badan Kepagawaian Daerah.
8. Dalam pendaftaran saya setelah saya memasukkan semua data pribadi kemudian saya kirim dinyatakan untuk memeriksa data saya kembali, padahal saya yakin sudah benar menginput semua data tersebut? Bagaimana saya bisa mengetahui dimana kesalahan saya?
Proses pendaftaran ini dilengkapi dengan pengecekan tipe dan karakter dari data yang diisikan untuk menghindari pengguna salah input misalkan data nomor telp jangan sampai diikan dengan kalimat namun harus angka dsb. Untuk setiap data yang salah anda inputkan kami memberikan tanda bintang merah (*) sehingga anda bisa tahu kesalahan anda dimana.
Mohon waspada untuk pengisian tanggal lahir, telp dan ponsel harap mengikuti format seperti contoh yang ada disampingnya.
9. Ketika saya klik tombol daftarkan kenapa website nya seperti hang, tidak ada reaksi apa – apa dan lama sekali prosesnya? Apakah saya perlu merefresh website
Pada saat tombol pendaftaran di klik maka server akan mengirimkan data kode aktivasi ke email anda, dalam beberapa kejadian proses ini bisa agak lama dikarenakan koneksi mail server yang beragam kecepatannya. Untuk itu mohon anda sabar menunggu sampai muncul lembar notifikasi sukses. Anda jangan melakukan apapun termasuk merefresh ataupun klik back pada browser anda.
10. Dalam proses pendaftaran disebutkan bahwa setelah registrasi sukses maka akan dikirimkan kode aktivasi ke alamat email saya, namun saya cek di email belum masuk, berapa lama saya mesti menunggu?
Secara otomatis ketika anda sukses melakukan pendaftaran maka sistem mengirimkan kode aktivasi ke email anda maksimal 10 menit setelah anda klik tombol daftarkan. Mohon pastikan anda tidak salah mengisikan email yang anda daftarkan, jika anda telah yakin email anda benar maka silahkan cek terlebih dahulu inbox anda hari ini, namun jika anda tidak yakin atau jika anda mengecek dan ternyata email anda sudah benar namun kode aktivasi belum terkirim juga maka itu berarti email kode aktivasi anda gagal terkirim. Dalam kasus ini sistem akan melakukan aktivasi otomatis per 2 jam dimulai dari jam 08.00 -16.00 setiap harinya sehingga anda bisa langsung login ke web e-TKD tanpa perlu melakukan aktivasi lagi. Silahkan masukkan idpengguna dan pasword baru yang anda daftarkan di halaman depan website e-TKD dalam 2 jam interval terdekat dari saat anda melakukan pendaftaran.
11. Jika kode aktivasi gagal terkirim kemudian saya sudah mengirimkan idpengguna dan nama saya ke alamat email layanan@bkd.jakarta.go.id apakah saya kemudian akan langsung mendapat kode aktivasinya? Kapan saya bisa masuk ke sistem?
Secara prosedur sebenarnya kode aktivasi tidak bisa diberikan langsung karena kode tersebut diproduksi otomatis oleh sistem, namun dalam kasus kode aktivasi gagal terkirim maka kami membantu untuk langsung mengaktifkan pendaftaran anda sehingga anda bisa langsung login ke web e-TKD tanpa perlu melakukan aktivasi lagi. Silahkan masukkan idpengguna dan pasword baru yang anda daftarkan di halaman depan website e-TKD. Proses aktivasi otomatis ini kami lakukan per 2 jam setiap harinya mulai jam 8.00 – 16.00. Silahkan anda menentukan interval terdekat dari 2 jam tersebut dan setelah itu langsung lakukan login ke web tanpa perlu tunggu kode aktivasi lagi.
12. Dalam proses pendaftaran muncul peringatan bahwa Idpengguna ini telah didaftarkan oleh orang atas nama tertentu, apa maksudnya?malah yang tercantum sebagai nama itu adalah nama saya sendiri sedangkan saya merasa belum pernah melakukan registrasi?
Ini terjadi karena dalam proses pendaftaran mungkin anda tidak sabar menunggu proses pengiriman data selesai sehingga kemudian anda merefresh/mengklik back website anda kembali keawal maka data pendaftaran anda sebenarnya sudah langsung tercatat di server kami, sehingga bila kemudian anda mencoba mendaftar lagi maka server akan mendeteksi bahwa anda dua kali melakukan pendaftaran. Pada kasus ini penangangannya akan sama seperti kasus kode aktivasi gagal terkirim yakni per dua jam mulai jam 8 .00 -16.00 setiap harinya kami akan melakukan pengaktifan pendaftaran secara otomatis sehingga anda tidak perlu lagi menunggu kode aktivasi dan bisa langsung melakukan login ke web e-tkd.
13. Bagaimana jika ternyata saya setelah mendaftar baru menyadari bahwa email saya salah? akibatnya kode aktivasi tidak terkirim ke email saya. Bagaimana saya memperbaiki data tersebut?
Untuk semua kasus data pendaftaran yang salah dapat anda perbaiki lagi setelah anda login ke web e-tkd dan memilih menu pengaturan. Disana semua data kecuali Idpengguna dapat anda rubah/update. ID pengguna tidak dapat dirubah karena teks tersebut sudah dikunci sebagai data unik dari diri anda. Untuk kasus email yang salah maka anda dapat login setelah kami melakukan proses aktivasi otomatis dari sistem per 2 jam mulai jam 8.00 setiap harinya. Dimana dengan begitu anda bisa langsung login menggunakan idpengguna dan pasword yang anda daftarkan kemudian anda perbaiki data email yang salah tersebut di menu pengaturan.
14. Apakah saya bisa meminta idpengguna dan pasword saya ke BKD? karena bisa jadi suatu saat saya lupa id dan pasword tersebut
Untuk Idpengguna dan pasword harus didaftarkan sendiri oleh masing – masing operator SKPD/UKPD melalui link registrasi di website e-tkd di alamat www.bkd.jakarta.go.id . BKD tidak dapat mengirimkan idpengguna dan pasword kepada operator SKPD/UKPD secara langsung dengan alasan keamaan data. Jika anda lupa idpengguna dan atau pasword anda maka silahkan gunakan fasilitas lupa pasword di halaman depan website e-tkd. Sistem secara otomatis akan mengirimkan kode reset pasword ke alamat email yang anda daftarkan.
15. Saya sudah berhasil masuk ke sistem e-tkd, setelah saya lihat data pegawai yang tertera di sistem tersebut, saya temukan ketidaksesuaian data dengan yang seharusnya, apa yang harus saya lakukan?
Ketidaksesuaian basis data pegawai bisa terjadi karena bermacam hal, dan kami menghimbau anda untuk membantu menginformasikan update data pegawai lewat menu “Data Pegawai” yang kami sediakan di web e-tkd. Di menu tersebut anda dapat menambah, menghapus, memindah dan merubah data pegawai yang kurang update. Tentunya ini tidak akan langsung merubah data namun akan ada mekanisme pengecekan dari BKD termasuk kelengkapan prosedur administrasi yang diperlukan untuk membuat data tersebut berubah pada perhitungan tkd bulan berikutnya
16. Bagaimana cara penginputan TKD pegawai yang pindah lokasi kerja pada bulan berjalan?
Setiap perubahan data pegawai terutama untuk pemindahan pegawai (mutasi) dapat dirubah bila hanya dilengkapi dengan SK. Untuk pegawai yang pindah pada bulan berjalan maka TKD nya diinput di SKPD/UKPD lama, untuk pindah data pegawai di SKPD/UKPD tujuan yang baru akan dapat diinput pada bulan berikutnya setelah turunnya SK
17. Kenapa untuk data CPNS belum ada daftarnya di SKPD/UKPD kami, bagaimana cara memperbaikinya?
Data pegawai yang berstatus CPNS saat ini masih ada di masing – masing SKPD induk seperti Dinas, dan belum tersebar di sudin atau UKPD dibawahnya meskipun lokasi kerja CPNS tersebut di UKPD. Dikarenakan keadaan data ini maka nanti yang akan melakukan input TKD untuk CPNS bersangkutan adalah di level SKPD Induk. Mohon sampaikan laporannya absensi dan kinerja CPNS kepada SKPD Induk
18. Dalam pelatihan disebutkan bahwa untuk aplikasi penilaian kinerja masih terpisah dari web e-tkd yakni menggunakan Aplikasi Penilaian Kinerja (APIK) yang telah diupdate?dimanakah saya bisa mendapatkan update dari APIK tersebut? Bagaimana jika saya tidak sempat mengupdate APIK?
Betul, selama masa transisi ini web e-tkd hanya menampung nilai total kinerja dari tiap –tiap pegawai yang didapat dari Aplikasi Penilaian Kinerja (APIK). Untuk dapat menggunakan APIK ini kami memang menyarankan anda untuk mengupdate aplikasi tersebut. File update dapat anda download dari www.bkddki.net atau dari menu download di web e-tkd.
Jika anda tidak sempat melakukan update APIK maka kami menyerahkan penilaian kinerja pegawai kepada instansi anda masing – masing dengan catatan nilai total kinerja per pegawai tersebut harus anda inputkan ke web e-tkd untuk proses perhitungan Tunjangan Kinerja Daerah
19. Kami sudah mempunyai mesin absensi, bagaimana prosedur untuk mengonlinekan mesin absensi kami ke website e-tkd?
Pertama mesin absensi tersebut harus anda daftarkan kepada kami melalui menu mesin absensi yang kami sediakan di web eTKD pada halaman utama skpd anda. Selanjutnya kami akan memberikan software khusus yang dapat anda download dan instal di komputer yang terhubung dengan mesin absensi anda. Pastikan komputer tersebut terkoneksi internet. Melalu software tersebut maka secara periodik data dari mesin absensi anda akan dikirimkan kepada server e-TKD kami.
20. Apakah mesin absensi yang digunakan harus memiliki spesifikasi tertentu? Spesifikasi apa yang direkomendasikan?
Kami tidak merekomendasikan secara khusus merek maupun jenis mesin yang harus anda gunakan, artinya anda dapat memanfaatkan semua jenis mesin absensi yang telah anda miliki. Namun jika anda baru membeli mesin maka pilihlah mesin yang sudah diujicobakan untuk sistem e-TKD ini.
21. Bagaimana bila kami memiliki mesin absensi lebih dari satu? Atau sebaliknya apakah mungkin satu mesin absensi digunakan lebih dari satu UKPD?
Jika anda memiliki lebih dari satu mesin absensi maka silahkan untuk mendaftarkan jumlah mesin anda kepada kami. Pastikan anda memasukkan semua nama pegawai di register mesin tersebut sesuai dengan lokasinya mereka bisa absen.
Kami menyarankan setiap SKPD mempunyai mesin absensi masing – masing, namun jika anda terpaksa bergabung mesin dengan skpd lain maka itu tidak menjadi masalah selama data pegawai yang anda registrasikan pada mesin tersebut valid ada di database pegawai kami
22. Apakah koneksi internet yang harus kami sediakan untuk mesin absensi harus online 24 jam? Bagaimana jika koneksi kami sangat terbatas?
Kami menyarankan anda untuk menyediakan internet 24 jam dengan cara berlangganan bulanan untuk menjamin komunikasi data absensi anda secara realtime ke web e-tkd. Namun bila dalam keadaan terpaksa anda tidak dapat menyediakan koneksi yang online 24 jam maka anda dipersilahkan untuk mengkoneksikan komputer absensi tersebut pada jam- jam sibuk absensi masuk dan pulang. Hanya saja dengan pilihan koneksi ini maka data akan ditarik (sinkron) hanya pada saat komputer absensi tersebut terkoneksi ke internet.